Total Telecommanagement

Total Telecom Management (TTM) ist keine Utopie mehr. Mit der Pridis Applikation Florin 6.5 kommt TTM für Sie in Form der Applikationen Kostenmanagement, Mobilgerät-Management und Erreichbarkeitsmanagement in greifbare Nähe.

Ein paar Fragen vorneweg:

• Erhalten Sie die Telekommunikationsrechnung noch immer ausschließlich in Papierform?
• Bezahlen Sie anschließend Ihren Anbieter in gutem Vertrauen?

Verfügen Sie über eine Datenbank für Telefonie?

• Besitzen Sie eine Übersicht aller Verträge (Festnetz und Mobilfunk)?
• Wissen Sie, was Sie für Ihre Nummernblöcke bezahlen?
• Bezahlen Sie noch für Netzleitungen, die Sie bereits gekündigt haben?
• Stehen die Kosten für die Wartung Ihres alten Automaten noch auf der Rechnung?
• Werden die Kosten für den Kundendienst an den Geräte noch immer auf der Rechnung aufgeführt?
• Wie viele Semaphone liegen bei Ihrem Unternehmen in einem Schrank?
• Welche Beschäftigte in Ihrem Unternehmen beantragen jedes Jahr ein neues Mobilgerät?
• Sind alle SIM-Karten in Ihrem Unternehmen auch tatsächlich im Einsatz?
• Bezahlt Ihr Unternehmen noch immer das Handy oder Smartphone früherer Beschäftigter?
• Hat Ihr Unternehmen einen Einblick darin, welche Beschäftigten von ihrem Handy oder Smartphone praktisch besessen sind?
• Wissen Sie, wie viel Ihr Unternehmen für internationales Datenroaming bezahlt?
• Haben Sie einen gewissen Einblick, in die Trunkbelastung Ihres Automaten?
• Wie viel Netzleitungen haben einen Nullverbrauch?
• Was wissen Sie über die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens, Ihrer Abteilungen und Beschäftigten?
• Müssen Sie ganz „neu anfangen“, wenn Sie auf IP-Telefonie umsteigen möchten?

Wenn Sie die Antwort auf mehrere dieser Fragen schuldig bleiben mussten, ist die Zeit reif für Total Telecom Management und damit für Florin 6.5.

Kostenmanagement

Auch in dieser Zeit der sich erholenden Wirtschaft ist die Kontrolle der Telekommunikationskosten ein heißes Thema. Aus gutem Grund steht das Telecom Expense Management (TEM) weltweit im Mittelpunkt des Interesses. Mit dem Einsatz von Florin als TEM-Applikation wird Pridis Ihrem Bedürfnis nach Kosteneinsparung im Telekommunikationsbereich gerecht. Mit Florin können Sie beispielsweise Telekommunikationsrechnungen elektronisch verarbeiten, Kosten weiterberechnen und Ihre Beschäftigen mit ihren eigenen Telekommunikationskosten konfrontieren. Die Stärke von Florin besteht darin, dass Rechnungen von jedem gewünschten Telekommunikationsbetreiber verarbeitet werden können.

Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung kann der erste Schritt in Richtung Kostensenkung gesetzt werden. Dem kostspieligen, manuellen Durchwälzen des kontinuierlichen Stroms an Rechnungen in Papierform für die Festnetz- und Mobilfunktelefonie können Sie ein Ende bereiten. Die Rechnungsbeträge werden in Florin zur Weiterberechnung an die internen Kostenstellen bearbeitet. Auch Kostenposten, wie die Abschreibung Ihres PBX, Einkaufskosten oder Kosten für das Managen der Telefonieumgebung können hinzugefügt werden. Florin bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Verknüpfung mit Ihrem HR- und ERP-System zur Datenübertragung herzustellen. Das gilt auch für den Fall, dass Sie ein FMIS einsetzen. So können Sie beispielsweise  Ihr Organigramm mit den zugehörigen Personenangaben in Florin laden. Auch die letztendliche interne Weiterberechnung können Sie von Florin aus in Ihrem ERP-System automatisch erledigen lassen.

Florin setzt den Call Detail Record (CDR) als niedrigste Detaillierungsebene beim Rechnungsverarbeitungsprozess ein. Vergleichbar mit einem DNS-Profil liegt im CDR eines jeden telefonischen Gesprächs oder einer jeden Datenübertragung eine einzigartige Serie an Basisdaten fest, wie der anrufende Teilnehmer (A-Nummer), der Empfänger (B-Teilnehmer mit der B-Nummer), Startmoment des Gesprächs, die Dauer usw., aber auch ein Kostenhinweis und Routendaten. In der Festnetzumgebung werden die CDRs von Florin aus dem PBX abgeleitet. Anhand der Tariftabellen werden die Anrufkosten ermittelt. Florin vergleicht die Serie der CDRs mit der vergleichbaren Serie, die in regelmäßigen Abständen vom Telekommunikationsbetreiber empfangen wird. Diese letztgenannte Serie wird abgeliefert, mit als A-Nummer die Nummer der Netzleitung, die anstatt der betreffenden Gerätenummer eingesetzt wird. Im Mobilfunkbereich werden in Florin die CDRs des Telekommunikationsbetreibers mit den CDRs verglichen, die über eine SMS direkt von den Mobilgeräten aus zu Florin versandt wurden.

Florin stellt eine Reihe von Standardberichten bereit und bietet außerdem die Möglichkeit speziell auf die Bedürfnisse zugeschnittener Berichte. Die Berichte können von Florin aus in regelmäßigen Abständen oder auf Abruf den verantwortlichen Personen auf elektronischem Wege zugesandt werden. Mit den Berichten können Sie das Management im primären Prozess über den Kostenverlauf im Telekommunikationsbereich unterrichten. Außerdem kann der individuelle Beschäftigte über die persönlichen Kosten seiner Telekommunikationsnutzung informiert werden. In den Berichten kann man die Daten schrittweise bis hinunter auf die CDR-Ebene verfolgen.

Wenn Sie Florin über einen längeren Zeitraum hinweg einsetzen, werden Sie über einen Schatz an operativen Daten verfügen, die Sie nur mit äußerst großem Aufwand aus den Rechnungen in Papierform hätten ableiten können. Rechnungsbeträge können jetzt über mehrere Zeiträume hinweg miteinander verglichen werden. Dabei wird es möglich, auf verschiedenen Ebenen innerhalb Ihres Unternehmens Trends festzustellen. Florin können Sie auch als Simulationstool einsetzen, um sich beispielsweise  den Kosteneffekt eines anderen Telekommunikationsanbieter anzuschauen. Die CDR-Informationen bieten Ihnen (oder Ihrem Berater!) auch die Gelegenheit, im Voraus den Einsatz einer anderen Hardwarekonfiguration zu beurteilen. Dazu gehört beispielsweise der Ersatz einer Reihe herkömmlicher Telefonzentralen durch ein einfaches IPBX.

Mobile Device Management (MDM)

Im vergangenen Jahrzehnt wurde das Festnetzgerät langsam aber sicher vom Mobilgerät verdrängt. In manchen Unternehmen werden sogar nur noch Mobilgeräte eingesetzt. Es wird Ihnen auch nicht entgangen sein, dass mit der Einführung des GSM-Geräts eine andere Form der Verwaltung erforderlich wurde als in der früheren Situation mit einem Festnetzgerät. SIM-Karten müssen angefordert werden, Geräte werden beschädigt, gehen verloren oder werden gestohlen. Seit der Anwendung von UMTS und HSPDSA haben sich GSM-Geräte zu Mini-Laptops in Form von Smartphones entwickelt, die sich zur mobilen Sprach- und Datenkommunikation komplett mit Internetzugang eignen. Die wichtigsten Lieferanten von Smartphones entwickelten dafür jeweils ihr eigenes Betriebssystem mit zahlreichen spezifischen Softwareapplikationen. Ohne Hilfsmittel wird Ihnen die Verwaltung dieser komplexen Umgebung großes Kopfzerbrechen bereiten. Florin 6.5 bietet Ihnen die Lösung in Form des Moduls Mobile Device Management. Dieses Modul liefert Ihnen, abgesehen von der Applikation Rechnungsmanagement, eine zusätzliche Möglichkeit zur Kosteneinsparung.

Auch im Rahmen des Mobile Device Managements stellt Florin eine Reihe von Berichtsmöglichkeiten zur Verfügung. Mit der Applikation können Sie einen Einblick in zahlreiche Key Performance Indicatoren (KPIs) bezüglich der Mobilfunkeinrichtung in Ihrem Unternehmen erhalten und auch den gesamten logistischen Prozess im Bereich der einzusetzenden mobilen Hard- und Software im Griff behalten.

Erreichbarkeitsmanagement

Kostenmanagement (TEM) ist ein Sammelbegriff für alle Aktivitäten, die auf die Kontrolle der Telekommunikationskosten abzielen. Als Gegenstück zum Telecom Expense Management (TEM) kann der Begriff Telecom Reachability Management (TRM) oder Erreichbarkeitsmanagement eingeführt werden. Beim TRM liegt der Schwerpunkt auf der funktionalen Seite der Telekommunikation und dann besonders auf der telefonischen Erreichbarkeit. Es kann zwischen der telefonischen Erreichbarkeit Ihres Unternehmens von außen und der internen Erreichbarkeit unterschieden werden. Im ersten Fall geht es um die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens als Ganzes, beispielsweise der verschiedenen Abteilungen oder der individuellen Beschäftigten. Intern betrifft es die Erreichbarkeit zwischen den Beschäftigten untereinander.

Beim Kostenmanagement spielt in Florin der Call Detail Record (CDR) eine zentrale Rolle. Das gilt auch bei der Florin-Applikation für das Erreichbarkeitsmanagement. Es gibt jedoch einen Unterschied. In der Kostensituation betreffen die CDRs hauptsächlich extern gerichtete Gespräche. Bei der Erreichbarkeit geht es um die CDRs eingehender Gespräche und der Gespräche innerhalb des Unternehmens. Die CDRs für das Festnetz werden aus dem PBX gelesen und für den Mobilfunk über eine SMS direkt aus dem Mobilgerät empfangen. In jedem CDR werden Routeninformationen eingesetzt und auf deren Grundlage werden zueinander gehörige CDRs ermittelt. Auf diese Weise werden Call Tracks mit den zugehörigen Wartezeiten festgestellt. Außerdem werden beispielsweise herumschweifende, telefonische Anrufe erfasst.

Auch bei TRM stellt Florin eine Reihe von Basisberichten zur Verfügung, denen bei Bedarf maßgeschneiderte Berichte hinzugefügt werden. Mit TRM erhalten Sie ein objektives Bild der telefonischen Erreichbarkeit in Ihrem Unternehmen mit dem Sie in vielen Fällen das subjektive Gefühl der Unerreichbarkeit widerlegen können. Schwachstellen hinsichtlich der Erreichbarkeit Ihres Unternehmens werden sichtbar. Außerdem erfassen Sie das Zusammenspiel zwischen der Festnetz- und Mobilfunkumgebung.

Total Telecom Management

Mit dem kombinierten Einsatz der Applikationen TEM, MDM und TRM verfügen Sie mit Florin 6.5 über ein Total Telecom Management-Tool mit dem Sie die komplette logistische Prozesskette im Telekommunikationsbereich managen können. Diese Prozesskette verläuft von der Orientierung, über den Erwerb und den Einsatz bis hin zur Außerbetriebsetzung. Hinsichtlich bestimmter Elemente sollte jedoch eine gewisse Anlaufzeit berücksichtigt werden. Nicht alle Managementinformationen stehen sofort zur Verfügung – sie müssen dagegen aufgebaut werden. Fakt bleibt jedoch, dass Sie mit Florin 5.6 innerhalb absehbarer Zeit über eine zuverlässige Wissensbank für den Telekommunikationsbereich verfügen.