Kostengesteuerte Firmenpolitik

In dieser Zeit der wirtschaftlichen Stagnation sieht sich so manches Unternehmen gezwungen, die Kosten zu senken. Das gilt sowohl für Wirtschaftsunternehmen (weniger Umsatz) als auch bei der öffentlichen Hand (niedrigere Steuereinnahmen) und im Pflegebereich (durch die Regierung auferlegte Sparmaßnahmen). Sämtliche Kostenposten werden dabei einer genauen Untersuchung unterworfen. Auch den Telekommunikationskosten wird diese Ehre zuteil, obwohl diese Kosten einen relativ geringen Anteil des Unternehmensbudgets ausmachen, dem Vernehmen nach handelt es sich um nur wenige Prozente. Dabei bleibt unbestritten, dass jeder Euro zählt. In einer Gewinn- und Verlustrechnung ausgedrückt bedeutet das: ein höherer Ertrag bei einem gleichbleibenden Umsatz. Übrigens sollte auch darauf hingewiesen werden, dass sich die Telekommunikation indirekt kostensenkend auswirkt.

Ein Beispiel dessen ist die Einsparung an Bürofläche in Ihrem Unternehmen bei der Einführung von einem „Neuen Arbeiten“ durch vernetzte und mobile Arbeitsplätze (weitere Informationen finden Sie unter Unified Communications). Bei Ihrer Suche nach Einsparungsmöglichkeiten im Telekommunikationsbereich ist der Einblick in den Kostenaufbau von wesentlicher Bedeutung. Mit der Firmentelefonzentrale als Ausgangspunkt folgt anschließend ein Überblick der wichtigsten Telekommunikationskosten mit jeweils pro Bereich einem oder mehreren Beispielen des Kosteneinsparungspotenzials. Mitbestimmend für die Kosteneinsparung ist selbstverständlich die Einkaufskraft, die Sie selbst oder gemeinsam mit anderen entwickeln können. Call-Center wurden nicht in die Übersicht mit einbezogen. Mit der Applikation Florin 6.5 als verwaltungstechnisches Hilfsmittel und als vielseitiges Messinstrument unterstützt Pridis Sie bei Ihrer Suche nach Möglichkeiten der Kosteneinsparung bzw. -kontrolle.

Kostenaufbau der Festnetztelefonie

Unter Festnetztelefonie wird eine gebäudegebundene PBX-Telefoneinrichtung mit festen Endgeräten verstanden, bei Bedarf um eine mobile Vorrichtung auf der Grundlage von DECT oder WiFi ergänzt. Die wichtigste Entwicklung bei der Festnetztelefonie ist die Einführung der IP-Telefonie. Im Zuge dieser Entwicklung übernimmt IP-PBX langsam aber sicher die Stelle des herkömmlichen PABX. Innerhalb des Kostenaufbaus der Festnetztelefonie können die folgenden Posten untergliedert werden:

Abschreibung des Automaten und der Endgeräte

Wenn Ihre konventionelle Telefoneinrichtung wirtschaftlich nahezu oder vollständig abgeschrieben ist, wird es interessant, auf IP- Telefonie umzusteigen. Eine wichtige Voraussetzung besteht jedoch darin, dass Sie in Ihrem Unternehmen über ein dafür geeignetes Datennetzwerk (LAN und WAN) verfügen.

Einsparungen in Form niedrigerer Abschreibungskosten können Sie erzielen, indem Sie die Anzahl der Festgeräte und Dect- oder WiFi-Geräte auf das Höchstnotwendige beschränken und anschließend mit GSM-Geräten und Smartphones ergänzen. Moderne Techniken ermöglichen es, die Mobilfunkgeräte in die Festnetzumgebung zu integrieren.

IP-Telefonie ist unbestrittenermaßen kostensparender, wenn Sie die festen Telefoneinrichtungen an mehreren Standorten innerhalb Ihres Unternehmens verwalten. IP-Telefonie führt in einem solchen Fall zu keinerlei geografischen Beschränkungen. Ein einzelner Anrufprozessor kann die Arbeit mehrerer Automaten übernehmen. Alle Standorte, bis einschließlich des Heimarbeitsplatzes, können von diesem Prozessor aus bedient werden. Bei einem Mangel an Investitionsgeldern kann Hosting in Erwägung gezogen werden. Diese Lösung fällt in der Regel jedoch keineswegs unter den Nenner Kosteneinsparung.

Wartung des Automaten und der Endgeräte

Der Vorteil der IP-Telefonie besteht darin, dass die Intelligenz der Einrichtung größtenteils in den Endgeräten steckt. Sie können Wartungskosten sparen, indem Sie einige Festgeräte in Reserve halten. Bei der IP-Telefonie an mehreren Standorten übernimmt ein einzelner Anrufprozessor die Arbeit mehrerer Automaten. Damit sinkt der gesamte Wartungsaufwand.

Abschreibung der Leitungsnetzes

Der Einsatz des Firmendatennetzwerkes für die IP-Telefonie bedeutet, dass sich das herkömmliche Telefonleitungsnetz erübrigt. Die Kosten des Datennetzwerks können anschließend mit der Computerumgebung geteilt werden.

Trunkverbindung zum öffentlichen Netz

Der Einsatz der IP-Telefonie an mehreren Standorten ermöglicht es, die Anzahl der Trunkverbindungen zum PSTN-Netz zu sanieren und damit Kosten einzusparen. Eine Alternative zur Kosteneinsparung ist der Einsatz einer IP-Bridge zur Ihrem Telekommunikationsanbieter, der dann seinerseits für die Verbindung zum öffentlichen PSTN-Netz sorgt.

Durchwahlreihe

Für den Einsatz einer Durchwahlreihe bezahlen Sie in regelmäßigen Abständen einen Betrag pro Nummer. Der Einsatz der IP-Telefonie an mehreren Standorten (innerhalb eines Vorwahlgebiets) ermöglicht die Sanierung der Nummern. Eine Alternative ist der Übergang zu 088-Firmennummern, die bundesweit eingesetzt werden können.

Verbrauch über den Automaten

Zunächst können Sie über den Automaten laufende Verbrauchskosten sparen, indem Sie Least-Cost-Routing-Tabellen verwenden. Das ist sowohl bei der IP-Telefonie wie auch in der VoIP-Umgebung möglich. Die Gespräche werden dabei so geleitet, dass das eigene (Daten-)Netzwerk optimal genutzt wird. Der Einsatz der IP-Telefonie an mehreren Standorten führt dazu, dass die Gespräche zwischen den verschiedenen Standorten kostenlos werden. Eine Zwischenlösung ist VoIP. Dabei werden die vorhandenen, konventionellen Automaten mithilfe eines IP-Gateways miteinander verbunden. Die Gespräche zwischen den verschiedenen Standorten können dann ebenfalls kostenlos geführt werden. Genau wie bei der Mobilfunktelefonie kann der individuelle Beschäftigte zum Zweck der Mäßigung mit seinen Verbrauchskosten konfrontiert werden.

Lose Netzleitungen

Besondere Aufmerksamkeit erfordern die separaten Netzleitungen für spezifische Zwecke, wie für Faxgeräte, die Verbindung zur Feuerwehr oder zu einer Sicherheitsfirma. Nicht selten werden Leitungen angetroffen, die zwar gekündigt wurden, deren Abonnementskosten jedoch immer noch regelmäßig auf der Telekommunikationsrechnung erscheinen.

Zentrale Bedienung

Beim Einsatz der IP-Telefonie an mehreren Standorten können Sie den Einsatz einer zentralen Bedienung für diese Standorte in Erwägung ziehen: Apropos Kosteneinsparung. Mit IP-Telefonie ist die Telefonistin zur Durchführung ihrer Aufgaben grundsätzlich nicht mehr an einen geografischen Ort gebunden.

internes Telefonverzeichnis

Zu den Kosten der Telekommunikation gehören die Kosten für die Erstellung eines internen Telefonverzeichnisses in Papierform. Diese Kosten können Sie einsparen, indem Sie das Verzeichnis in elektronischer Form anbieten.

Aufführung im öffentlichen Telefonbuch

Es steht Ihnen frei, sich für die Aufführung in einem oder mehreren öffentlichen Telefonbüchern zu entscheiden.

Technische Verwaltung

Auch hinsichtlich der technischen Verwaltung der Telefoneinrichtung gilt, dass IP-Telefonie durch ihre Funktionsweise als Softwareapplikation zu Kostensenkungen führt. Änderungen, wie beispielsweise Umzüge, können völlig softwaremäßig durchgeführt werden. Das Ziehen von Kreuzfäden gehört der Vergangenheit an. Da IP-Telefonie grundsätzlich keine geografischen Einschränkungen aufweist, kann sich die technische Verwaltung auch über ein viel größeres Arbeitsgebiet erstrecken.

Verwaltung

Auch bereits in einer konventionellen Situation kann in der Verwaltung eingespart werden, indem auf die elektronische Verarbeitung der Telekommunikationsrechnungen umgestiegen wird. Keine Papierstapel mit Rechnungen mehr, die einer ordentlichen Erledigung im Wege stehen. Kontrolle, Bewilligung und Weitergabe können automatisiert werden. Es kann an die Firmensystemen in Ihrem Unternehmen angeschlossen werden. Die elektronische Verarbeitung der Rechnungen macht es auch einfacher, Angelegenheiten, wie übermäßigen Verbrauch, Betrug und uneigentliche Verwendungszwecke zu erkennen.

Overhead

Es bleiben noch Overhead-Kosten übrig, wie Kosten für die Unterkunft, Energieverbrauch, Reinigung, Werkzeug, Berufskleidung usw. Beim Übergang zur IP-Telefonie werden beispielsweise der herkömmliche Automaten- und Akkuraum frei. Ein zusätzlicher Server im Computerraum beherbergt künftig den Anrufprozessor. Hinsichtlich der Stromversorgung läuft dieser Server mit der übrigen Computerhardware mit. Nähere Aufmerksamkeit erfordern dagegen die Endgeräte, die der separaten Speisung aus dem Datennetzwerk bedürfen. Hier liegt ein großer Kostenaufwand verborgen, besonders für den Erwerb spezieller Router.

Kostenaufbau der Mobilfunktelefonie

Unter Mobilfunktelefonie wird die öffentliche Mobilfunkeinrichtung verstanden, die möglicherweise, jedoch nicht notwendigerweise, von virtuellen Telekommunikationsanbietern (bzw. MNOs und MNVO’s) angeboten wird. Gegenwärtig erfolgt dies in Form von GSM und UMTS/ HSDPA. Die wichtigste Entwicklung in der Mobilfunktelefonie ist – seit der Einführung von UMTS/HSDPA – eine weitgehende Integration von Telefonie und Datenkommunikation. Speziell für diese Form der Kommunikation wurden von mehreren Lieferanten, jeweils unter einem eigenen Markennamen, Smartphones auf den Markt gebracht, die als Mini-Laptops dienen. Bemerkenswert sind die verschiedenen Betriebssysteme, die zu diesem Zweck eingesetzt werden. Für die Smartphones wurde eine Vielzahl von Applikationen entwickelt, die sich häufig über einen Browser auf dem Mobilgerät anwenden lassen. Die wichtigste Geschäftsanwendung des Smartphones ist die Verknüpfung mit dem eigenen Firmennetzwerk für E-Mail-Verkehr, Terminverwaltung und das Abrufen von Firmeninformationen. Zu diesem Zweck werden von verschiedenen Anbietern spezielle Dienstleistungen angeboten. In den vergangenen Jahren sind die Kosten für die Mobilfunktelefonie enorm gestiegen, vor allem im Bereich der mobilen Datenkommunikation. Internationales Datenroaming nimmt dabei den traurigen Spitzenplatz ein. Kostenkontrolle in der Mobilfunktelefonie hat die Stelle der Kosteneinsparung eingenommen. Innerhalb des Kostenaufbaus der Mobilfunktelefonie können die folgenden Posten untergliedert werden:

Hardware

Im Gegensatz zur Festnetztelefonie genießt man bei der Mobilfunktelefonie eine größere Freiheit bei der Auswahl des Gerätetyps. Das gilt für das GSM-Gerät und in geringerem Umfang für das Smartphone. Aus Kostengründen können Sie eine Beschränkung der zur Wahl stehenden Marke und des Typs auferlegen. Der Vorteil dabei ist, dass Sie bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung eines Geräts Reservegeräte zur Verfügung halten können.

Software

Spezielle Applikationen spielen beim Smartphone eine wichtige Rolle. Deren Erwerb ist nicht immer kostenlos. Auch für Smartphone-Services muss bezahlt werden. Es unterliegt Ihrem Ermessen und dem Ihres Unternehmens, in dieser Hinsicht Grenzen zu setzen.

Abonnements

In der Praxis zeigt sich, dass viele Abonnements für Mobilfunktelefonie nur unter einer Nummer registriert werden. Die Folge davon ist, dass bei Reorganisationen oder beim Abschied eines Beschäftigten Abonnements nicht immer gekündigt bzw. übernommen werden. Es empfiehlt sich, abgesehen von einer Nummer auch einen erkennbaren Namen zu verwenden. Auf diese Weise behält man die Kontrolle.

Verbrauch

Wenn es um die Verbrauchskosten geht, spielt der individuelle Beschäftigte eine entscheidende Rolle. Sein Verhalten ist alles bestimmend, wenn es um die Höhe des regelmäßig anfallenden Rechnungsbetrags geht. Eine Höchstgrenze für diesen Betrag einzuführen – der Rest gilt dann als Privatkosen – ist möglicherweise eine Lösung zur Kostenkontrolle.
Es sollte auf die verschiedenen Formen der Abonnements zum Pauschalpreis (Flat-Fee) geachtet werden, die zu einer Kostensenkung führen können.

Kundendienst

Lieferanten bieten die Möglichkeit des Kundendienstes für Mobilgeräte. Reservegeräte stellen eine preiswertere Alternative dar.

Technische Verwaltung

Im Gegensatz zur IP-Telefonie ist die technische Verwaltung bei der Mobilfunktelefonie ein wachsender Kostenposten. Die technische Verwaltung hat nicht nur die Aufgabe, die Mobilgeräte einsatzfähig zu machen und Hinweise zu erteilen, sondern hat in zunehmenden Maße mit dem Thema Sicherheit zu tun. Das zwingt einen doch zum Nachdenken über die beschränkte Zulassung von Applikationen.

Verwaltung

Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen, wie bei der Festnetztelefonie dargestellt, ist bei der Mobilfunktelefonie ebenfalls als kostensenkendes Mittel zu betrachten. Auch hier richtet sich der Fokus auf die automatisierte Kontrolle, Bewilligung und Weiterberechnung der Rechnungen für die mobile Telekommunikation.

Overhead

Für den Posten Overhead gelten dieselben Hinweise, wie hinsichtlich der Festnetztelefonie dargestellt. Genau wie die IP-Endgeräte erfordern die Mobilgeräte eine eigene Stromversorgung. Jedes Gerät sollte regelmäßig mit einem Adapter an das Lichtnetz angeschlossen werden. Bei einer Leistung von 1 bis 5 Watt pro Mobilgerät bildet der Stromverbrauch übrigens keine große finanzielle Belastung.

Integration der Festnetz- und Mobilfunktelefonie

Bei immer mehr Unternehmen kommt es zur Integration der Mobilfunk- und Festnetztelefonie. Mobilgeräte erhalten dabei Funktionalitäten der Festgeräte. Telefonieren mithilfe von Kurzrufnummern und die Weiterleitung von Gesprächen sind Beispiele dessen. Es wird die Möglichkeit geboten, den gesamten Mobilverkehr auf Wunsch über das PBX verlaufen zu lassen. Die Mobilfunkanbieter verleihen bei alledem ihre Unterstützung. Den Kosteneffekt sollten Sie von Fall zu Fall in Betracht ziehen und gegenüber einer besseren Erreichbarkeit abwägen. Dem IP-PBX kann eine Mobilfunkeinrichtung auf der Grundlage von WiFi (hinsichtlich der Funktionalität mit DECT vergleichbar) hinzugefügt werden. Es sind gegenwärtige duale Mobilgeräte im Handel erhältlich, die GSM und WiFI vereinen. Innerhalb der Reichweite von PBX schaltet das GSM-Gerät automatisch auf WiFi um. Auch hier gilt es, das richtige Verhältnis Kosten gegenüber Erreichbarkeit zu finden.

Florin und Kosteneinsparung

Die Applikation Florin war in erster Linie dazu gedacht, Telekommunikationsrechnungen automatisch abzurufen und die aufgeführten Kosten anschließend gemeinsam mit den anderen Kostenelementen zu verarbeiten, dies zum Zweck der spezifischen Weitergabe an die entsprechenden Firmenbereichen bzw. Endanwender. Inzwischen hat sich Florin 6.5 zu einer Applikation entwickelt, die Kostenmanagement bzw. Telecom Expense Management (TEM), Gerätemanagement bzw. Mobile Device Management (MDM) und das Erreichbarkeitsmanagement bzw. Telecom Reachability Management (TRM) ermöglicht.

Florin 6.5 ist an erster Stelle ein anwendungsfreundliches System, mithilfe dessen eine Reihe relevanter finanzieller/verwaltungstechnischer Daten gespeichert, verarbeitet und weitergeleitet werden können. Aus diesem System können Berichte abgeleitet werden, variierend vom Verbrauch pro Mitarbeiter bis zur Trunkauslastung und von Anwendern von Mobilgeräten bis zu den gesamten Telekommunikationskosten innerhalb einer vergangenen Zeitspanne. Als TEM-Applikation führt Florin 6.5 besonders bei den verwaltungstechnischen Anforderungen in der Telekommunikationsverwaltung zu Kostensenkungen.

Mit Florin 6.5 können Sie auch die mobile Umgebung im Griff behalten. An früherer Stelle wurde bereits erwähnt, dass Mobilfunktelefone zunehmend für den Datenverkehr, wie für E-Mail, Terminverwaltung und das Abrufen der täglichen Aufgaben, eingesetzt werden. Im Gegensatz zur Sprachtechnologie erfordert das eine Applikationsverwaltung. Mit Florin 6.5 können Sie aus der Ferne Applikationen hinzufügen bzw. entfernen oder, beispielsweise bei Diebstahl, zurückgebliebene Daten aus der Ferne löschen. Als MDM-Applikation führt Florin 6.5 besonders bei der technischen Verwaltung der mobilen Umgebung zu Kostensenkungen.

Außerdem verleiht Florin 6.5 einen Einblick in den Prozessverlauf. Zu diesem Zweck wird der tatsächliche Telefonverkehr kontinuierlich gemessen, einschließlich der Rufweiterleitungen, des Zurückgreifens auf die Telefonistin und abgelehnter Anrufe. Damit können die Arbeitsprozesse einsichtig gemacht und Engpässe identifiziert werden. Durch die Verfügbarkeit einer Vielfalt relevanter Prozessdaten ist Florin ein geeignetes Hilfsmittel zur Messung der kritischen Prozessindikatoren (KPI).

Florin 6.5 kann auch als Simulationstool eingesetzt werden, um beispielsweise im Voraus berechnen zu können, wie sich der Umstieg zu einem Anbieter auf die Kosten auswirken würde. Florin 6.5 ist damit ein hervorragendes Instrument für Innovation.

Mit dem kombinierten Einsatz der Applikationen TEM, MDM und TRM verfügen Sie mit Florin 6.5 über ein Total Telecom Management-Tool, mit dem Sie die komplette logistische Prozesskette im Telekommunikationsbereich managen können und dann insbesondere hinsichtlich der Kosteneinsparung/Kostenkontrolle. Diese Prozesskette verläuft von der Orientierung, über den Erwerb und den Einsatz bis hin zur Außerbetriebsetzung. Hinsichtlich bestimmter Elemente sollte jedoch eine gewisse Anlaufzeit berücksichtigt werden. Nicht alle Managementinformationen stehen sofort zur Verfügung – sie müssen dagegen aufgebaut werden. Fakt bleibt jedoch, dass Sie mit Florin 6.5 innerhalb absehbarer Zeit über eine zuverlässige Wissensbank für den Telekommunikationsbereich verfügen.