Rechnungsstellung und Weiterberechnung

Die regelmäßigen Rechnungen für Festnetz- und Mobilfunktelefonie sind aufgrund ihrer Komplexität häufig schwierig zu verstehen. Das Problem wird schlimmer, wenn Sie Rechnungen mehrerer Anbieter erhalten. Für Unternehmen mit einem umfangreichen Nummernplan für Festnetztelefonie und einer großen „installed base“ an Mobilfunkgeräten können die Rechnungen große Mengen an Rechnungspositionen umfassen. Die Rechnung in Papierform kann schon schnell ein paar Dutzend Seiten umfassen.

Ohne Hilfsmittel ist es besonders schwierig, den Überblick über die Kosten der Telekommunikationsdienstleistungen und der Produkte, die geliefert oder in vielen Fällen nicht geliefert wurden, zu behalten. Sie werden auch die Erfahrung gesammelt haben, dass so manche gekündigte Mietleitung beim Anbieter verwaltungstechnisch im Einsatz bleibt. Auch Exzesse bleiben ohne ein gezieltes Management unsichtbar. Besonders im Bereich der Mobildatendienste werden Sie sich vor allem um das internationale Datenroaming Sorgen machen müssen. Auch die Umlaufgeschwindigkeit von Mobilfunkgeräten kann eine interessante Tatsache für Sie sein, ganz zu schweigen von dem Berg an Applikationen, die auf diesen Geräten im Einsatz sind. Kurzum: wenn Sie den Strom Ihrer Telekommunikationsrechnungen besser im Griff haben, bringt Ihnen das innerhalb kurzer Zeit Geld ein. Langfristig verleihen Ihnen die Rechnungsangaben die Möglichkeit zum Benchmarking der Anbieter und das verstärkt Ihre Verhandlungsposition.

Die Kostenmodule von Pridis unterstützen die Verarbeitung der Telekommunikationsrechnungen. Die Rolle von Florin 6.5 im Rechnungsverarbeitungsprozess wird im Folgenden (innerhalb des Rahmens) schematisch dargestellt. 

Pridis unterstützt Sie in den folgenden Bereichen:

Verifizierung
In dieser Phase der Verarbeitung des Rechnungsstroms findet die Verifizierung der eingehenden Rechnungen auf Grundlage der vertraglichen Vereinbarungen und der tatsächlichen, (in-house) gemessenen Gesprächs- und Mittelangaben statt. (siehe auch „Mittel- und Vertragsmanagement“). Bei der Verifizierung der Rechnungen für die Festnetztelefonie werden die Gesprächsangaben aus dem PBX eingesetzt.

Abwicklung
In diesem Abschnitt der Rechnungsverarbeitung werden mithilfe von Vorlagen abgeleitete Rechnungen für die interne Genehmigung und die Weiterberechnung erstellt. Dabei werden die Rechnungsbeträge den richtigen Abteilungen und Personen zugeordnet.

Genehmigung
Zum Schluss wird mithilfe einer E-Mail-Benachrichtigung um die Genehmigung des/der befugten internen Kunden gebeten. Dies geschieht online und anschließend werden die internen Rechnungen in ihrer definitiven Form erstellt.

Dokumentation
Das Dokumentmanagementmodul erledigt die Archivierung, Online-Bereitstellung und den automatischen Export über E-Mail aller eingehenden und internen Rechnungen. Dazu gehören auch die Rechnungsnummerierung und die Versionsverwaltung. Der Rechnungsstellungsprozess muss der Anforderung der vollständigen Rückverfolgbarkeit entsprechen. Alle Rechnungen stehen den Verantwortlichen deshalb von einem elektronischen Archiv aus schnell und online zur Verfügung und sie sind reproduzierbar.