TEM -Systeme spielen entscheidende Rolle bei der Kostensenkung und Budgetverwaltung

Die Aussage von Ardy Bullee, wie in der März-Ausgabe dieser Zeitschrift dargestellt, lautete, dass Telecom Expense Management-Systeme (TEM) nicht zu niedrigeren Kosten führten. Eine interessante Geschichte, die jedoch jeglicher Grundlage entbehrt.

Wenn es nur die Festnetztelefonie gäbe, hätte er möglicherweise in gewisser Hinsicht Recht. Diese Sachlage gehört jedoch, wie allgemein bekannt, schon seit geraumer Zeit der Vergangenheit an.

Mit dem Umstieg von der Festnetztelefonie auf die Mobilfunktelefonie hat die Unübersichtlichkeit der Telekommunikationskosten proportional zugenommen. Auch der Einsatz der mobilen Telekommunikation für den mobilen Datenverkehr hat seinen Beitrag dazu geleistet. Insgesamt führt das zu einem unkontrollierbaren Anstieg des erforderlichen Telekommunikationsbudgets. Das ergibt sich u. a. aus der Tatsache, dass die Umsatz- und Gewinnzielsetzungen aller Telekommunikationsbetreiber jährlich weiter nach oben gehen. Außerdem führen neue Applikationen und Dienstleistungen bei bereits vorhandenen Kunden zur Steigerung der erforderlichen Budgets.

Die Entwicklung scheint unumkehrbar zu sein. Man braucht keinen prophetischen Blick, um vorhersagen zu können, dass Smartphones, Blackberries und iPhones innerhalb absehbarer Zeit das Festgerät am Arbeitsplatz verdrängen werden. Neue Netzwerkprotokolle versetzen uns in die Lage, mit einem einzigen Mobilgerät zu kommunizieren (nebenbei bemerkt: häufig unter Einsatz eines PBX). Die Single-Device-Systeme verbessern die Erreichbarkeit und die Anwenderfreundlichkeit. Besonders wenn sie mit Applikationen auf dem Desktop im Büro integriert sind. E-Mail, Terminkalender und Aufgabenverwaltung sind dann von einem „Personal Assistent” aus verfügbar. Aber... diese ganzen schönen Möglichkeiten bergen drei Aspekte in sich, denen große Aufmerksamkeit gebührt: Verwaltung, Sicherheit und zunehmende Betreiberkosten. Wer bekommt welche Funktionalität (Verwaltung)? Wie verhindern wir, dass jedes Smartphone innerhalb des Netzwerks Zugang zu allen Firmeninformationen bekommt (Sicherheit)? Außerdem:

Wie bekommen wir die Rechnungen des Telekommunikationsbetreibers in den Griff, die künftig nur noch unübersichtlicher werden wird (Kosten)?

Angesichts der enormen Gewinne, die die Betreiber mit dem internationalen Datenverkehr, genauer gesagt mit dem Roaming abgesahnt haben, verdient das unbedingt ein besonderes Augenmerk.

Will man TEM-Systeme (einschließlich des Mobilgerätemanagements) einsetzen, müssen die genannten Aspekte die erforderliche Aufmerksamkeit erhalten. Ohne diese Systeme ist es praktisch unmöglich, Verwaltung, Sicherheit und Kosten effektiv zu kontrollieren. Wie kann man sonst im Chaos der Abonnements und Benutzerangaben, die Kontrolle über Missbrauch, Diebstahl, Reparatur, Geräteausgabe, verfügbare Applikationen und Datensicherung aufrechterhalten? Abgesehen von den unabhängigen Tools, gehören Fachkenntnisse und die notwendige Sorgfalt, um die Ergebnisse richtig analysieren zu können, zu den Grundbedingungen für den nutzbringenden Gebrauch eines solchen Systems. Ungenutzte Geräte, SIM-Karten, Abonnements und irrelevante, angebotene Dienstleistungen können dann auf einfache Weise ans Licht gebracht werden.
Kundenerfahrungen belegen, dass ein gut implementiertes TEM-System zu direkten Einsparungen und zu einer Senkung der Verwaltungskosten führt. Selbstverständlich hängt die Effektivität der eingesetzten Applikationen von der Art ab, wie sie implementiert werden. Bei einer richtigen Vorbereitung, in deren Rahmen Zielsetzungen, Integration, Verwaltung und Berichtsangaben definiert werden, wird ein TEM-System den Erwartungen in jeder Hinsicht gerecht werden: die Kontrollmöglichkeit der Verwaltung und die Verschaffung eines umfassenden Einblicks in die Kosten. Einsparung ist dann nicht mehr als ein logischer, nächster Schritt:

Die Kosten für den Einsatz eines TEM-Systems stimmen nicht mit den Beträgen überein, die Ardy Bullee in seinem Artikel nennt. Mir bekannte Lieferanten berechnen für das Ausgabenmanagement pro Mobilgerät nicht mehr als 1 á 2 Euro pro Monat. Für das Smartphone-Gerätemanagement werden wenige Euro pro Monat berechnet. Wird nicht regelmäßig für eine richtige Applikationsverwaltung ausgeschrieben und kontrolliert, dann beschränkt sich der Vorteil der TEM-Systeme auf die Kontrolle der Privatnutzung und die Weiterberechnung der Kosten. Wenn die Angaben jedoch bei neuen Ausschreibungen und bei der Überprüfung bereits vorhandener Verträge eingesetzt werden, lassen sich Dutzende von Prozenten gewinnen. So können neue Dienstleistungen, wie Video-Conferencing, UMTS Data-sharing, Blackberries- und iPhone-Abonnements hinsichtlich des „Missbrauchs“ innerhalb des Unternehmens kontrolliert werden.

TEM-Systeme liefern einen Schatz an Informationen. Nicht nur was die Kosten betrifft, sondern auch wenn es um die Telekommunikationsleistung und dann besonders um die (telefonische) Erreichbarkeit geht. CDRs bilden den Schlüssel dazu. Bedauerlicherweise hat Ardy Bullee dem keine Aufmerksamkeit gewidmet. Erreichbarkeit steht in dieser Zeit der Unified Communication im Mittelpunkt des Interesses. Es darf schon etwas kosten, aber nicht unkontrollierbar viel. Das geht nicht ohne die Hilfe von TEM-Systemen. Um mich Ardy wieder anzunähern... lasst uns künftig übereinstimmend von Telecom Performance Management-Systemen (TPM) sprechen. Im Vergleich zu den gesamten Betriebskosten mögen die Telekommunikationskosten möglicherweise eine kleine Rolle spielen, aber für dieses Geld will ein Unternehmen kundenfreundlich und damit erreichbar sein. Telecom Performance Management-Systeme können für beide Aspekte eine Lösung bieten.

Schlussfolgerung: TPM-Systeme garantieren eine finanzwirtschaftliche und verwaltungsmäßige Kontrolle. Dadurch kann man die Telekommunikationskosten im Griff behalten und die Verwaltung des Telekommunikationsbudgets ist gewährleistet.

Johan van Oostveen

Über den Autor: Johan van Oostveen ist Geschäftsführer bei Pridis TTM und CPSharing.