Factuurverwerking

Met de module Kosten Management in Florin 7 komt Pridis tegemoet aan de behoeften inzake factuurverwerking en uiteindelijk interne doorbelasting van kosten.

Inkomende facturen
De periodieke facturen voor vaste en mobiele telefonie zijn door hun complexiteit vaak moeilijk te begrijpen. Het probleem verergert als facturen worden ontvangen van meerdere providers. Voor organisaties met een uitgebreid nummerplan voor vaste telefonie en een omvangrijk installed base aan mobiele toestellen kunnen de facturen grote hoeveelheden factuurregels omvatten. De papieren factuur kan gemakkelijk vele tientallen pagina’s groot worden.

Zonder hulpmiddelen is het bijzonder moeilijk om zicht te houden op de kosten van telecom diensten en producten die zijn geleverd of in veel gevallen niet zijn geleverd. De ervaring leert dat menig opgezegde huurlijn bij de provider administratief in de lucht blijft. Ook excessen blijven zonder een gericht management onzichtbaar. Met name in de sfeer van mobiele data dienstverlening dient men bij internationaal data roaming zich zorgen te maken. Ook de omloopsnelheid van mobiele toestellen kan een interessant gegeven zijn om maar te zwijgen over de berg aan applicaties die op die toestellen in gebruik zijn. Meer grip op de telecom factuurstroom levert u op korte termijn geld op. Over een langere periode bieden de factuurgegevens de mogelijkheid tot benchmarking en raakt de onderhandelings positie versterkt.

De rol van Florin 7 in het factuur verwerking proces is hieronder (binnen het kader) schematisch weergegeven.

Pridis ondersteunt u op de volgende onderdelen:

Verificatie
In deze fase van verwerking van de factuurstroom vindt in Florin 7 de verificatie plaats van de inkomende facturen tegen de contractuele afspraken en werkelijke (in-house) gemeten gespreks- en middelengegevens (zie ook “Middelen en Contractmanagement’). Bij de verificatie van facturen voor vaste telefonie wordt gebruik gemaakt van gespreksgegevens uit de PBX.

Processing
In dit deel van de factuurverwerking worden met behulp van templates afgeleide facturen opgemaakt voor interne goedkeuring en doorbelasting waarbij de factuurbedragen aan de juiste afdelingen en personen worden toegekend.

Goedkeuring
Tenslotte wordt via een emailnotificatie om de goedkeuring van betrokkenen gevraagd. Dit gebeurt online waarna de interne facturen definitief worden gemaakt en doorbelasting kan plaatsvinden.

Documentatie
Florin 7 verzorgt van alle binnenkomende en interne facturen de archivering, online retrieval en automatische export via email. Hieronder valt ook de factuurnummering en het versiebeheer.  Het facturatieproces moet voldoen aan de eis van volledige traceerbaarheid. Alle facturen zijn daarom vanuit een elektronisch archief snel en online beschikbaar en reproduceerbaar voor de verantwoordelijken.