Checklist TEM

Telecommunicatie heeft de afgelopen decennia een explosieve groei laten zien waardoor een behoefte is ontstaan aan Telecom Expense Management (TEM) software als management tool. Pridis vult deze behoefte in met  Florin (cq. Calacsy) als TEM oplossing en met Hi-Way voor system-interconnectie.

CEO’s, CFO’s, budget-toezichthouders etc. willen overtuigd worden van nut en noodzaak van de inzet van TEM software. Pridis wil hierin tegemoet komen met een lijst van argumenten die aan de hand van eigen ervaringen tot stand is gekomen. De lijst kan als checklist worden gehanteerd.

Alvorens de lijst van argumenten te behandelen wordt eerst ingegaan op de ontwikkeling van telecommunicatie met in vogelvlucht een aantal beeldbepalende kenmerken.

Ontwikkeling van telecommunicatie

Telecommunicatie in een bedrijfsomgeving is vergelijkbaar met een stedelijke voorziening, die zich organisch heeft ontwikkeld: nieuwe structuren worden aangelegd en oude opgebroken,  de openbare dienstverlening past zich aan de behoeften aan, ordernemingen vestigen zich of vertrekken, burgers komen of gaan. Kortom: telecommunicatie is nooit af.

Telecommunicatie wordt mede gekenmerkt door het optreden van telecom providers (en kabelaars) als dienstverleners die daarvoor periodiek een rekening presenteren. Tot nu toe lag hierin de voornaamste reden verscholen om TEM software in te zetten.  Inmiddels kunnen daar ook bereikbaarheid en beveiliging als reden aan worden toegevoegd.

Waar vaste telefonie voorheen de dienst uitmaakte is thans sprake van een mengeling van vaste en mobiele telecommunicatie waarbij IP telefonie en mobiele datacommunicatie de boventoon voeren. Wat betreft spraakcommunicatie zijn de pijlen gericht op vast-mobiel integratie.

Moderne telecommunicatie biedt de gebruiker meerdere wegen om real-time of non real-time te communiceren. Unified Communications (UC) vormt de integratie van beide vormen van communicatie en maakt Business Proces Integration mogelijk met vooral reductie in doorlooptijden.

De op internet gerichte Social Media zoals LinkedeIn, Facebook, Hyves, Twitter en Google+ hebben telecommunicatie  met een nadruk op datacommunicatie  een nieuw gezicht gegeven in zowel in de prive- als de bedrijfsomgeving. Ook communicatie-apps zoals WhatsApp en Ping mogen niet onvermeld blijven.

Het Nieuwe Werken (HNW) heeft een extra dimensie aan de telecommunicatie toegevoegd als onmisbaar instrument om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken. Naast beheersbaarheid wordt daarbij de roep om beveiliging steeds groter.

Interessant is ook het fenomeen van Bring Your Own Device (BYOD) waarbij prive devices van medewerkers  worden  ingezet voor bedrijfsactiviteiten, overigens met de nodige afstemmings-perikelen.

Naast HNW en BYOD staat Cloud Computing thans in het centrum van de belangstelling. Ook telecomdiensten kunnen uit de cloud worden geleverd, waarbij de eventuele aanpassing van het bedrijfsnetwerk mede in ogenschouw moet worden genomen.

Lijst van argumenten

• Complexiteit

Het voornaamste argument voor het inzetten van TEM software i.c.m. Florin is gelegen in de sterk toenemende complexiteit van telecommunicatie in de bedrijfsomgeving. Zonder deze software is het voor een bedrijf of instelling onmogelijk sturing te geven aan de deze ontwikkeling.

• Opschoning

De inzet van Florin in een bedrijfsomgeving is pas zinvol na een opschoning van de bestaande telecomvoorziening. Dat geldt vooral voor de aansluitingen op de openbare infrastructuur en de dienstverlening die daarop door telecom providers wordt verleend. Ook de inzet  de telecomvoorziening aan de kant van bedrijfsorganisatie behoeft de aandacht, zowel wat betreft de aanwezige apparatuur als het gebruik ervan.

Juist door de organische groei is er ‘vervuiling’ ontstaan die zich vooral laat gelden in het kostenaspect. Zo zijn er diensten die niet meer worden afgenomen, maar waar nog wel voor wordt betaald zoals onderhoud en service. Dat geldt ook voor verbindingen die niet meer worden gebruikt of zijn opgezegd, maar die nog steeds worden gefactureerd. Niet zelden liggen sim-kaarten en mobiele toestellen ongebruikt in de kast.

Vooral bij grotere organisaties met meerdere nationale of internationale vestigingen doen zich de geschetste problemen voor en is een grondige opschoning een must om belangrijke besparingen op factuurkosten te kunnen bereiken.

Het resultaat van de opschoningsslag wordt als ‘huidige situatie’ vastgelegd in de database van Florin. Veelal is dit aanleiding voor het uitstippelen van een telecom beleid waarin strategie, taktiek en operationele inzet aan de orde komen. Dit beleid kan o.a. leiden tot een andere keuze van provider of providers, maar ook tot het nemen van interne maatregelen zoals het overgaan op IP telefonie.

• Facturatie

Florin kan worden gevoed met electronische facturen van willekeurige telecom providers. De factuurgegevens van zowel vaste als mobiele telecommunicatie worden in een database opgeslagen en vervolgens verwerkt. Het tijdperk de papieren factuur en de handmatige behandeling daarvan is daarmee definitief voorbij.

Electronische facturatie staat op dit moment in het middelpunt van de belangstelling. De Nederlandse overheid ondersteunt deze ontwikkeling door het promoten van factuur standaarden. Florin kan voor doorbelasting van telecomkosten voorzien in ieder gewenst format van de electronische output factuur.

• Betaling

Florin maakt het mogelijk inkomende facturen te vergelijken met facturen over voorafgaande perioden. Met inzet van een zekere marge van verschil kan tot automatisch betaling worden besloten. Florin laat daarenboven de uitschieters zien waarover een discussie met de provider kan worden aangegaan.

• Vaste telefonie

Bij vaste telefonie geven de provider-facturen alleen de gesprekskosten per netlijn. Om de gesprekskosten per toestelnummer te kunnen berekenen en door te belasten onttrekt de Florin software informatie uit de bedrijfstelefooncentrale.

Florin geeft ook inzicht in de bezetting van netlijnen. Er kan sprake zijn van overbelasting (slechte bereikbaarheid) of van onderbezetting (nulverbruik). In het laatste geval kunnen lijnen overbodig blijken te zijn.

De kosten van nummerblokken zijn bij vaste telefonie een belangrijke kostenpost  Inzet van 088 nummers kan een besparing opleveren. Dat kan ook het geval als met inzet van IP telefonie meerdere geografisch gescheiden vestigingsplaatsen kunnen worden gebundeld.

• Doorbelasting

Met Florin kunnen eenmalige en periodieke kosten van vaste en mobiele telecommunicatie tezamen met bijvoorbeeld beheerkosten automatisch worden doorbelast naar bedrijfsonderdelen en naar specifieke eindgebruikers. In de aansluiting van Florin op een ERP systeem kan worden voorzien.

• Bereikbaarheid

Met Florin kan de bereikbaarheid van de organisatie continu worden gevolgd. Dat geldt ook voor het volgen van de interne gesprekstromen. Florin kan verder worden ingezet als meetinstrument voor het meten van de technische bereikbaarheid binnen de norm NEN 8878 Telefonische bereikbaarheid.

• Mobiele telefonie

Bij mobiele telefonie worden de kosten per gebruiker periodiek gefactureerd. Florin biedt de mogelijkheid van een kosten rapportage direct na beeindiging van een gesprek. Buitensporig gedrag bv. bij internationaal roaming kan direct worden vastgesteld. De functie kan worden ingezet voor een proces van bewustwording  bij de individuele medewerker.

Kenmerkend voor de smartphone en tablet omgeving is dat iedere leverancier zijn eigen besturingssysteem kent. Met Florin wordt op de meest gangbare besturingssystemen ingespeeld. Onafhankelijk van het besturingssysteem kan de mederwerker zijn device synchroniseren met zijn office omgeving en in de vorm van selfservice mutaties verzorgen.

Met Florin kunnen mobiele devices centraal worden beheerd en beveiligd. Software update en support kan op afstand worden verzorgd. Bij verlies of diefstal kan door  de beheerder worden ingegrepen om te voorkomen dat gegevens in verkeerde handen terechtkomen.

• Asset en Contractbewaking

De telecom infrastructuur van een onderneming bestaat uit een uitgebreide verzameling van assets die voor vaste en mobiele telefonie worden ingezet. Florin geeft een reeks van mogelijkheden om de telecom infrastructuur te beheren en de daarmee samenhangende contracten te bewaken. Zo kunnen bv. ook medewerkers worden getraceerd die regelmatig om een nieuw toestel vragen.

• Hi-Way

Hi-Way  is het ‘Enterprise Integration Framework’ dat voorziet  in data interconnectivity  van  Florin met omringende bedrijfsapplicaties en de kantoor automatiserings omgeving Met Hi-Way wordt bespaard in tijd, invoerfouten voorkomen en de kosten van beheer verminderd. Hi-Way is een onmisbare toevoeging aan Florin.

• Rapportages

TEM software is een onmisbaar hulpmiddel voor het management van bedrijf of instelling om naast het kostenplaatje daadwerkelijk inzicht te verkrijgen in doelmatigheid en doeltreffendheid van de inzet van de telecommunicatie voorziening. Florin voorziet daarin met een reeks van standaard rapportages naast de mogelijkheid om eigen rapportagewensen in te vullen.

Alle rapportages worden na een e-mailnotificatie electronisch aangeleverd met de nodige ‘doorklikmogelijkheden’ naar onderliggende informatie. Ook de individuele medewerker kan op deze wijze worden bereikt. Florin biedt verder de mogelijkheid tot trendanalyses. Daarnaast kunnen de rapportages ook worden gebruikt bij de selectie van providers.

• Check

Check zelf welke argumenten geldig zijn voor de inzet van Telecom Expense Management tool Florin.