De complete telecommunicatie-oplossing: Florin

Een groeiende organisatie is afhankelijk van de interne en externe communicatie. Nieuwe markten en nieuwe uitdagingen vormen de basis voor een continue groei. Dit betekent dat telecommunicatie en ICT moeten meegroeien, wil het bedrijf over de optimale communicatiefaciliteiten blijven beschikken. De kosten gekoppeld aan beide voorzieningen mogen niet worden onderschat en behoren veelal tot de top vijf aan gerelateerde kosten. Privé-gebruik van de bedrijfsfaciliteiten op communicatiegebied komt bovendien steeds meer voor het voetlicht van de belastingdienst te staan. Nieuwe diensten en uitbreidingen van bestaande services maken de daarmee gepaard gaande kosten niet transparanter. Controle van de vaste en variabele telecommunicatiekosten impliceert dat iedere medewerker weet waar hij/zij mee bezig is en maakt het gebruik inzichtelijker en overzichtelijker. Kostenreductie en transparantie zijn de sleutelwoorden en Florin is de software-oplossing!

 Kostenreductie

"Wij zien dat gebruikers die zich bewust zijn van hun eigen communicatiegedrag meer gaan letten op deze gerelateerde kosten en veranderen hun houding", legt Fred de Hoop, Tactical Service Manager Telephony bij Aegon, uit. "Wij zien dat een overall kostenreductie van circa 20% realiseerbaar is". De Hoop geeft aan dat de software nu anderhalf jaar binnen de organisatie draait. "De extreme kosten werden direct zichtbaar gemaakt. Wij realiseerden zeer snel al een kostenbesparing van circa 15%!" Belangrijk punt vormde het belgedrag van medewerkers, waarbij het black Berry-verkeer in en naar het buitenland veel geld kost. De software maakt deze kosten inzichtelijk. "Twitteren op vakantie is leuk, maar kost geld. Veel medewerkers zijn zich hier niet van bewust. Florin maakt deze kosten transparant, inzichtelijk en toewijsbaar aan individuele medewerkers."

Administratiebeheer

Een bijkomend belangrijk gegeven is, aldus De Hoop, dat Florin de gebruiker verplicht om de administratie up-to-date te houden. Dat ook hier een kostenreductie van circa 20% door werd verkregen, werd door niemand echt gerealiseerd. "Niet gebruikte abonnementen worden op tijd opgezegd en blijven niet onnodig lang doorlopen", noemt De Hoop als voorbeeld. "Het is zonder meer aantoonbaar dat de besparingen door de software de aanschafkosten en het onderhoud ruimschoots heeft overschreden!"

Waarom Pridis?

Dat Aegon gekozen heeft voor Florin van Pridis heeft met een viertal aspecten te maken. Zo is Pridis als meer dan tien jaar de huisleverancier van doorbelastingssoftware aan Aegon. Een langjarige relatie waar beide partijen zeer tevreden over zijn. De nieuwe versie van de bestaande software blijkt binnen de cloud (ASP-model) te kunnen werken, een eis van Aegon bij de keuze. Florin geeft een goed inzicht in de telefoonkosten, waardoor medewerkers inzicht krijgen in hun belgedrag en de daaraan verbonden kosten. De Hoop geeft nog een belangrijk punt aan: "Het grote verschil met de andere software is dat er een koppeling aanwezig is tussen de vaste en de mobiele telefonie. Waardoor een compleet overzicht inzichtelijk wordt gemaakt. Van oorsprong kennen wij het bedrijf uit de vaste telefonie, maar deze koppeling maakte het extra aantrekkelijk om de samenwerking uit te breiden en te kiezen voor de nieuwste versie van Florin."

Tenslotte wil De Hoop nog kwijt dat de ervaringen die Aegon met Pridis als leverancier uitstekend zijn. "Pridis werkt en denkt met ons mee. Neem bijvoorbeeld het gegeven dat als wij een extra wens aangeven, Pridis dit meestal ziet als een mogelijkheid om hun software te verbeteren. Het gevolg is dat er niet direct een prijskaartje aan een dergelijke aanpassing hangt. Ik mag rustig stellen dat dit een groot verschil is met andere leveranciers!"