Florin

Florin: De flexibele telecom management tool

BereikbaarheidFlorin

Bereikbaarheid is geen vanzelfsprekendheid terwijl communicatie uw sterkste link met uw relaties is. De ervaring leert dat circa 20% van de gesprekken naar vestigingen niet beantwoord wordt. Kunt u zich een slechte bereikbaarheid veroorloven?
Iedere organisatie met veel gespreksverkeer heeft profijt van inzicht in de eigen bereikbaarheid, meting van het inkomende, uitgaande en intern verkeer. Hierdoor krijgt u exact inzicht in het telefoonaanbod, gespreksafhandeling en de verdeling hiervan in de organisatie.

Heldere bereikbaarheidsrapportages

Florin biedt een objectieve ondersteuning bij het vinden van knelpunten in de externe en interne telefonische bereikbaarheid van de organisatie.
Op basis van gemeten gespreksstromen en gesprek- gegevens wordt hierover gerapporteerd in de vorm van standaard rapporten. De standaard rapportages bevatten een groot aantal Filters en hebben o.a. betrekking op de telefonische bereikbaarheid rond:

• Klantcontacten naar uw organisatie.

• Klantcontacten vanuit uw organisatie.

• Interne contacten tussen receptie, afdelingen en medewerkers.

• Contacten tussen frontoffice en backoffice.

• Telefonisch verkeer tussen verschillende locaties.

De uitgebreide set van rapporten is zo ontworpen dat de juiste manager van de juiste informatie kan worden voorzien om eventueel in te grijpen in de primaire workflow.

Workflow and TEM

Met Florin bent u altijd volledig op de hoogte van de meest actuele situatie van uw bereikbaarheid en de efficiëntie van de telefonische afhandeling naar- en binnen uw organisatie. Daarnaast heeft u grip op de kosten van uw telecommunicatie door overzicht op de toestellen, contracten en leveringsvoorwaarden.

Telecom Expense Management

Onderzoek wijst uit dat meer dan 50% van de bedrijven niet weet hoeveel ze in een gemiddeld jaar aan telecom uitgeeft. Even zorgwekkend is het dat meer dan 40% ervan overtuigd is dat telecomkosten in de toekomst zullen stijgen, voornamelijk omdat werknemers gebruikmaken van steeds geavanceerde- re mobiele apparatuur en gevarieerde diensten. Kortom, veel bedrijven weten niet exact wat hun telecomkosten zijn, maar ze weten wel dat deze stijgen.
Indien de combinatie van onduidelijkheid en stijgende kosten u bekend voorkomt, dan is onze TEM oplossing waarschijnlijk iets voor u. Deze biedt een uitgebreid overzicht van al uw telecomuitgaven, vast of mobiel, zodat u overbodige uitgaven eenvoudig kunt herkennen en kosten kunt besparen. Ook in geval van hosted telecom is inzicht in het verbruik van belang om de juiste contractvorm af te stemmen op het verbruik.

Web-based

Toegang tot Florin loopt via de webbrouwser en de beschikbare informatie is rolafhankelijk. Rapportages kunnen automatisch en per email worden gestuurd aan de juiste personen in de organisatie. Via een webinterface krijgen de gebruikers directe toegang tot een eigen ingang van het dashboard.

Sturingsinformatie voor meerdere lagen in de organisatie

• Eindgebruikers

Eindgebruikers hebben vooral behoeften aan informatie over eigen gebruik en verbruik. Er wordt alleen toegang verkregen tot de eigen gegevens (vooral kosten zoals privé/zakelijk gebruik naast belgedrag en bereikbaarheid). Een gebruiker die zich van zijn eigen communicatiegedrag bewust is en inzicht heeft in het bijbehorende kostenpatroon, zal zijn gedrag in
positieve zin wijzigen. Dit kan leiden tot 40% lagere kosten voor telecom en service management.

• Management gerichte gebruikers

Managementgerichte gebruikers zijn met name aan te treffen in het primaire proces van de organisatie. Zij zijn gebruikers die op het informatieaanbod analyses plegen, sturen op gedrag en in voorkomende gevallen laten ingrijpen in de telecom voorziening in administratieve of technische zin.

• Beheer gerichte gebruikers

De beheer gerichte gebruikers hebben toegang tot de Florin contract- en asset manager. Zij bewaken in ? financiële en technische zin de dagelijkse gang van zaken rond de telefonievoorziening en kunnen in voorkomende gevallen ingrijpen in die voorziening bijvoorbeeld in geval van misbruik of door Florin afgegeven alarmeringen.
Met de gezamenlijke inzet van de modules Kosten Management, Mobile Device Management en Bereikbaarheid Management voorziet Florin in een Telecom Management tool waarmee de complete logistieke procesketen rond telecom kan worden gemanaged.

Alle voordelen op een rij:

Voor de gebruiker:

• De oplossing is volledig web-based. •Inzichtelijke informatie over autorisatie van gebruikers en telecommiddelen. • Logische indeling van gebruikers en communicatie- middelen in een organisatiestructuur voor de toewijzing van middelen, kosten en rapportages.

Voor uw bedrijfsvoering:

• Bereikbaarheidsmodule om de bereikbaarheid van de organisatie, afdelingen, locaties en gebruikers te meten en vervolgens te rapporteren en ingeroosterd periodiek aan te bieden via e-mail. • Interactieve doorklik structuur om rapporten en gegevens inzichtelijk te maken. • Call Tracking Module voor een gedetailleerd inzicht in het gespreksverloop binnen de organisatie op basis van o.a piek uren per dag, tendens in volume, gemiste gesprekken, gesprekken buiten kantoortijden. • Facturatie systeem met automatisch incasso (sepa) mogelijkheden. • Contract Management biedt u de mogelijkheid om de vele verschillende telecomcontracten actief te beheren.

Basis kenmerken:

• Gegevensuitwisseling met diverse financiële systemen, Exact, administratieve systemen. • Florin wordt geleverd als product in een capex- model, als dienst in een SaaS (Software as a Service-model) of als een combinatie van beide. • Importeren van de door uw mobiele provider aangeleverde kosten-records. • Automatische opsplitsing van de mobiele kosten in privé en zakelijk gebruik. • Doorbelasting en facturering naar interne en externe partijen. • Alarmering via e-mail bij een indicatie van veranderingen in de systeeminformatie of het gebruik van ongewenste telefoonnummers. • Florin is makkelijk te koppelen aan meerdere software paketten.