Workflow management: Hi-Way

Hi-Way : Enterprise Dataflow Managementhiway foto folder

Geen organisatie kan meer bestaan zonder administratief ondersteunde systemen zoals ERP-, HR- en CRM systemen. Binnen deze systemen vinden veel mutaties plaats die vaak op afzonderlijke plaatsen moeten worden ingevoerd. Ook binnen het dagelijks beheer van de telecom omgeving speelt dezelfde mutatie problematiek. Een nieuwe medewerker faciliteren betekent een toegangspas en inlogcodes voor systemen maken, mobiele telefoon en laptop verzorgen. Alleen al een simpele overplaatsing van een medewerker naar een andere afdeling vraagt om een groot aantal administratieve handelingen. Veel handmatige handelingen uitvoeren resulteert regelmatig in een grotere kans op fouten en hogere kosten. Door het gebruik van Hi-Way wordt het werk uit handen genomen waarmee verwerkingskosten evenals het foutpercentage aanzienlijk dalen.

24/7 Up to date

Hi-Way automatiseert het wijzigings- proces zodanig dat gegevens op één applicatie worden ingevoerd waarna op basis van intelligente programma’s en processen deze automatisch worden verwerkt in de relevante systemen. Hi-Way signaleert ook actief gegevensveranderingen en haalt nieuwe informatie op. De ontvangen gegevens worden verrijkt, gecombineerd en gerouteerd naar de andere applicaties. Hi-Way creëert een virtueel netwerk voor gegevensuitwisseling en gaat vervuiling van bestanden tegen.

Praktijk voorbeeld

In de telefooncentrale wordt een nieuw toestelnummer toegevoegd. Hi-Way signaleert deze aanpassing en de gegevens van de nieuwe gebruiker worden automatisch toegevoegd aan de telefoonlijst op intranet, het overzicht bij de receptioniste en in het telefoonkostensysteem. Het is zelfs mogelijk om gegevens rechtstreeks in de personeelsadministratie in te voeren.

Self service portal: automatisch is de norm

Meer dan 80% van de meest voorkomende change verzoeken is door de gebruiker zelf uit te voeren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld vergeten wachtwoorden ophalen, login gegevens beheren, telefoondoorschakelingen doorvoeren, naamswijzigingen invoeren. Hi-Way is uitgerust met een end user self-service portal en een administrator service portal als toegangspoorten tot de achterliggende databases.

Een voorbeeld

Een medewerker heeft tijdelijk een ander mobiel nummer. Hij kan zelf op een website inloggen en daar zijn eigen gegevens beheren zoals telefoon nummer, wachtwoord beheer en software configuratie. Het tijdelijke nieuwe mobiele nummer wordt opgenomen in de actuele telefoonlijsten, telefooncentrale en personeels administratie. Eventuele notificaties voor het management worden desgewenst direct verstuurd. De acties worden op systematische wijze afgehandeld waar nodig met tussentijds een terugkoppeling per e-mail naar bv. een manager voor het verkrijgen van een toestemming. Dat kan ook een e-mail zijn naar de eind gebruiker bij de afronding van een opdracht.

Managed services

Telecom omgevingen binnen managed services worden steeds complexer. Het beheren ervan vraagt om specifieke kennis. Hi-Way stroomlijnt in een keer data van diverse telecomprocessen en change processen die via een grafische workflow editing aan te passen zijn. Met onze proactieve aanpak gaat uw productiviteit en die van uw klanten omhoog en worden de exploitatiekosten verlaagd.

Praktijk

In een shared office gebouw maken verschillende bedrijven gebruik van meerdere telefoontoestellen, doorschakelingen, netlijnen, gateways etc. Al deze bedrijven vragen regelmatig changes aan voor de afgenomen diensten. Door gebruik te maken van het dashboard van Hi-Way, kan de aanvrager zelf op een website inloggen en daar zijn eigen gegevens beheren zoals telefoon nummers, wachtwoord beheer, software configuratie en andere afgenomen diensten. Hi-Way voert de aangevraagde wijzigingen uit en de acties worden op systematische wijze afgehandeld waar nodig met tussentijds een terugkoppeling per e-mail naar belanghebbenden, afhankelijk van het aan hen toegekende gebruikersprofiel. Tegelijkertijd worden de kosten die gepaard gaan met de wijzigingsverzoeken automatisch toegekent aan de indiener. Hi-Way verzamelt alle informatie om op welk moment dan ook een overzicht of factuur te kunnen genereren op gebruikersniveau of management niveau.

Wat levert het op?

minder tot geen tijd kwijt bij veranderingen

geen database vervuiling

correcte, real time managementinformatie

centraal punt voor wijzigingsvragen

minder mensenwerk betekent lagere kosten en minder fouten

real time kostenrapportages voor telefonie en operationele wijzigingen

toegang op basis van gebruikersprofielen

self service portal

signalering van taak status

automatische service updates voor klanten

grafische workflow editing